E-postanın kontrolden çıkması nasıl önlenir?

Birkaç e-posta hesabım var, bu yüzden okunmamış sayısını azaltmakta zorlanıyorum. Bu yüzden biraz araştırma yaptım ve gelen kutusu yönetiminizi nasıl iyileştireceğinize dair bazı ipuçlarını bir araya getirdim. Gelen kutunuzu yönetmeyi kolaylaştırmak, e-postalarla uğraşmak için daha az zaman harcamak ve önemli bir mesajı yanıtlamayı unutmamak için bulduğum bazı faydalı ipuçlarını burada bulabilirsiniz.

Geldiklerinde tüm e-postalarınızı kontrol etmeyin

Gün boyu gelen kutunuza gelen e-postalarla, önemli bir şeyin ortasındayken bile dikkatinizin dağılması kolaydır. Her birini aldıktan sonra okumak yerine, e-postaları incelemek ve yanıtlamak için her gün zaman ayırın. Önemli e-postaları veya bildirimleri aramanız gerekmediğinde e-postanızı kontrol etmek için gün boyunca birkaç kısa mola planlayın. Aksi takdirde, gelen kutunuzdan kaçının.

Göz Atın

Seo Ajansı

Voodoo Bebeği – Ne İşe Yarıyor?

Klasörler ve etiketler oluşturup kullanmak ve bu uzun e-postaları göndermek gibi gelen kutunuzu düzenlemenin zor işlerinden bazılarını yapmak için haftada bir veya birkaç günde bir daha uzun bir zaman planlamak da iyi bir fikirdir.

Hâlâ e-posta uygulamanıza göz atıyorsanız, e-posta bildirimlerinizi kapatmak, e-posta uygulamanızı kapalı tutmak ve gelen kutunuzu başka bir sekmede açık bırakmadığınızdan emin olmak isteyebilirsiniz.

hepsini birden cevaplamak zorunda değilsin

Normal gelen kutusu kontrollerinizden birini yaptığınızda, yalnızca hızlı bir şekilde işleyebileceğiniz e-postalarla ilgilenin. Bir e-postaya hızlı bir şekilde yanıt vermeniz gerekiyorsa, onu açın ve mesajlarınıza göz atarken yanıtlayın. Ancak daha fazla zaman alırsa, daha sonra yanıt vermek için zaman ayırın. Bu e-postaları kategorilere ayırabilir, belirli bir klasöre koyabilir veya e-postayı daha uygun bir zamanda almak için erteleme özelliğini kullanabilirsiniz.

Gelen kutunuzda birden çok bölüm veya klasör oluşturun

E-postalarınızı saklamak için farklı klasörler kullanın. Bu, önem, aciliyet, onlarla başa çıkmanın ne kadar süreceği veya ihtiyaç duydukları faaliyet türlerine dayalı olabilir. Gmail’deki varsayılan sekmeli düzen ve Outlook’taki Odaklanmış Gelen Kutusu, spam ve promosyon e-postalarının filtrelenmesine yardımcı olur ve önemli e-postaları bulmayı ve incelemeyi kolaylaştırır. Gmail’de, e-postalarınızın farklı bölümlere ayrılması için biçimi değiştirebilir ve bu bölümlerin ne olduğunu seçebilirsiniz. Benzer şekilde Outlook, e-postanızı özelleştirilebilir gruplar halinde düzenlemenizi sağlar.

Filtreler, kurallar ve etiketler kullanın

Filtreler ve kurallar, gelen e-posta mesajlarını belirli klasörlere yönlendirir. Zamandan tasarruf etmenize ve en önemli e-postalara odaklandığınızdan emin olmanıza yardımcı olurlar. Etiketler ayrıca, klasörleri kullanmak yerine iletileri farklı etiketlere göre sıralamanıza izin vererek e-postanızı izlemenize ve düzenlemenize yardımcı olmanın iyi bir yolu olabilir.

kalıp yapmak

Bazen benzer e-postaları tekrar tekrar gönderirsiniz. İşleri kolaylaştırmak amacıyla, aynı mesajı tekrar tekrar yazmak zorunda kalmamak için e-posta göndermek üzere e-posta şablonları ayarlayabilir ve kullanabilirsiniz. E-postaları daha hızlı yazmanıza yardımcı olması için Gmail’de Akıllı Yazma ve Akıllı Yanıt gibi araçları da kullanabilirsiniz.

abonelikten çıkmak

Posta listelerinden ve promosyon e-postalarından çıkın. Bültenleri inceleyin ve yalnızca daha önce okuduğunuz iletiler için kaydolduğunuzdan emin olun ve yakın zamanda okumadığınız iletileri silin. Ayrıca, gereksiz sosyal medya uyarılarının aboneliğinden çıkın. (Bunu kapatmak için sosyal medya hesaplarınızın ayarlarına gitmeniz gerekebilir.) Alternatif olarak, promosyon e-postaları için ayrı bir e-posta hesabı kullanabilir ve önemli e-postaları ana hesabınızda tutabilirsiniz.

İhtiyacınız olmayan toplu e-postaları silin

Bir görüşmede CC alırsanız, güncelleme yapmanız gerekmez veya tüm yanıtları içeren bir e-posta dizisindeyseniz, tüm yanıtları almaktan kaçınmak için bu ileti dizisini yok sayabilirsiniz. Bunu yapmak için dizinizdeki herhangi bir iletiyi açın, ekranın üst kısmındaki (konu satırının üzerinde) üç noktaya dokunun ve Gmail’deki açılır seçeneklerden Yoksay’ı seçin veya kullanıyorsanız Yoksay’ı seçin. perspektifler.

Gelen kutunuzu yapılacaklar listesi yapmayın

Bir e-postayı yanıtlamayı hatırlatmak için okunmadı olarak işaretlemek cazip gelebilir (suçluyum) veya yapmanız gereken bir görev vardır, ancak bu aynı zamanda gelen kutunuzu da doldurabilir. Kişisel bir yapılacaklar listesi tutun (bunun için birçok uygulama var veya basit notlar veya yapışkan notlar kullanabilirsiniz) veya belirli bir klasöre koyun. Gmail kullanıyorsanız, gelen kutunuzla Google Görev’i kullanabilirsiniz; Ekranın sağ alt köşesindeki küçük “Kenar Çubuğunu Göster” okuna tıklayın ve oradan Görevler simgesini seçin.

E-postalarınızdaki öğelerle güncelleyebilmek için ayrı listeler çalıştırmak iyi bir fikirdir. Örneğin, e-postalarınız daha fazla zamanınız olduğunda okumak istediğiniz makalelerin bağlantılarını içeriyorsa, okuma listenizle başlayın; onu gelen kutunuzda tutmayın.